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面接の断りを入れる際のマナーとは?

A girl by the window

面接に断りを入れるのは、かなりプレッシャーがあります。特に新卒就活に臨む大学生は、社会人としてのマナーはこれから勉強するわけですから迷ってしまいますね。

ただ、希望の会社から内定を貰った場合など、面接を断る場面は出てくる可能性があります。今回は、面接の断りを入れる場合のマナーや電話やメールでの注意点などを分かりやすく解説していきます。

 

面接の断りを入れる際に絶対に守るべきマナー

面接を断るのに、メールか電話にするかは迷いどころです。ただ、メールか電話かを話す前に面接を断る際に守るべきマナーがあるので、それを説明します。

面接を断ることにしたり、辞退しなければならないことが分かったら、すぐに先方に連絡することです。当日の連絡は重大なマナー違反です。

次は言わずとも分かるマナー違反である、無断で辞退することです。担当者は忙しい中スケジュールを割いているので迷惑ですし、就活の場合はその企業を受ける後輩に迷惑が及びます。

内定の辞退とは違い、選考段階ではメールで辞退してもマナー違反とはなりません。注意すべきなのは、選考の当日、前日のメールは担当者が見ない可能性があるので、電話がベストです。

 

面接の断りを電話でする場合のポイント

電話で面接の断りを入れるのは、普通は緊張すると思います。ネガティブな内容であり、担当者から何を言われるかも分かりません。

電話での断りの際に注意すべきなのは、簡潔で丁寧であることです。相手に失礼のないように、事前に挨拶文をメモしてもいいですね。

担当者がなぜ辞退するのかを聞いてく場合があるので、説明できるようにしておきましょう。他社から内定を貰った、選考を受けている中で自分のイメージとのズレがあったからなどで問題ありません。

電話では、声のトーンに気をつけて話しましょう。一例としては、「お世話になっております。×日に選考を受けさせて頂いた○です。先日は選考結果のご連絡を頂きまして、ありがとうございました。」

「せっかくのご連絡ですが、事情により次回面接を辞退させて頂きたく、ご連絡致しました。」怒られるのでは、と思って電話での連絡を躊躇する人もいると思いますが、そんな事はありません。

とにかく丁寧に伝えることを心がけましょう。

 

面接の断りをメールでする場合のポイント

メールで面接を断る場合も電話とポイントは同じです。メールで辞退の意思を伝える場合、転職でも新卒でもポイントは同じ、丁寧に理由を説明しましょう。

特に転職活動の選考を辞退する、それをメールで送る場合、忙しい相手に送ることを意識しましょう。新卒採用と違い、転職採用は通年で業務の合間に行うからです。

メール本文の前に、必ず「会社名 所属部署 担当者名を様付きで」宛先を書きましょう。メール本文は「○月○日に選考を受けさせて頂きました○です。その節はありがとうございました。」

辞退の理由は、諸般の事情、一身上の都合、などで問題ありません。詳しい内容まで記載する必要はありませんので注意しましょう。

辞退をメールで伝えたら、返信があるのが普通です。返信に辞退理由を教えるように書かれていたら答えましょう。

 

面接の断りをしなくても済む場合もある

体調不良で辞退をしなければと思った場合は、辞退の前に日程調整をお願いしてみましょう。面接自体は絶対にスケジュールの変更が無理なわけではないので、第一希望の会社ならまずは相談です。

また、体調不良以外にもどうしてもその日に行けない事情もあります。親族の不幸や入院などで自分が動かなければならない時などです。

自分の都合で面接に行くことができなくなった場合でも、絶対に辞退しなければ駄目というわけではありません。志望度が高い会社だったり、一次選考などで気に入った場合などは特にそうです。

担当者も正当な理由があれば基本的には認めてくれます。そこで残念ながらスケジュール変更ができないと伝えられたら、仕方ありません。

事情ができて辞退をしなければと思い込む前に、それが相談の余地があるものかどうかはよく考えましょう。

 

面接の断りに嘘をつくのはありなのか?

面接を断らなければいけなくなった時、担当者が怒るのではないか、印象が悪くなるのではないか、ということを恐れて嘘をつく人もいます。これは絶対にしてはいけません。

正直に事情を伝えると怒られるのでは、と思うあまり嘘をつくのかもしれませんが駄目です。ただ、第一希望の会社から内定を貰った、は失礼になるので本当でも止めてください。

面接の担当者の態度が嫌だった、会社を訪問したら雰囲気が悪かった、など相手に失礼になったり怒らせるような内容の場合は、一身上の都合で問題ありません。

掘り下げて聞かれても、お答えできませんで大丈夫です。基本的に平気で嘘をつける人はいないので、質問されると答えに詰まってしまうことが多いです。

無断での辞退、当日になって突然辞退の連絡をするのも失礼ですが、嘘もかなりの失礼になるので止めておくのが無難です。

 

まとめ

せっかく選考が進んでいるのに辞退をする、しかも自分の都合でとなるとなかなか伝えづらいものです。ただ、しっかりと理由を伝えれば担当者にも伝わります。

緊張するのは、相手に引き止められたり怒られたり、根掘り葉掘り聞かれるのではと思うからです。意外にあっさりと承諾されるので安心してください。

とにかく、連絡せずに逃げるのはマナー違反以前の問題なので止めておきましょう。

 

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