就職活動や転職活動において、採用担当の人事へのメールは避けては通れない道です。どんな形であれ、人事とは採用までに何度かメールのやり取りをすることになるでしょう。

ところで、どんな時にどんな内容のメールを送ればいいかは把握できていますか？メールを送る場面はいくつかあり、それぞれ内容も変わってきます。

これを理解していないと、必要な場面でメールを送らなかったり失礼なメールを送ってしまったりといった事の原因になります。ではどんな場面でどんなメールを送ればいいのでしょうか。

今回は、人事に送るメールの基本ルールを紹介するとともに、メールを送る場面も合わせて紹介していきます。これから就職活動を行う方は、ぜひ人事へメールを送る際の参考にしてください。

 

人事にメールを送る場面はいつ？

人事とのメールやり取りは、おおまかに以下の場面で行われます。どれも就職活動には避けて通れないものなので、頭に入れておきましょう。

日程調整、変更の連絡

面接であったり職場見学を行う場合は、アポを取って空いてる日にちを事前に確認を取ります。ほとんど場合は、これが会社の人事に送る最初のメールになるでしょう。

日程の変更は本来電話で行うべきなのですが、担当者が不在の場合はメールを送る事になります。特に理由などを詳しく書く必要はないので、事実のみを淡々と描くようにしましょう。

面接後のお礼

面接を終えたらきちんとお礼を述べましょう。会社によっては面接後すぐに合否を決定するところもあるので、このメールはすぐに送るようにしてください。

メール内容としては、担当者が面接で話をした内容等を盛り込むとよいです。どんな説明をしていたか覚えておきましょう。

面接辞退の連絡

こちらの都合で面接を辞退する際にもメールで連絡することになります。相手方の都合もあるので、できるだけ早めに連絡をしてください。

日程変更と同様辞退の理由などは述べなくてもいいので、淡々と自体する旨を述べれば大丈夫です。

内定承諾、保留の連絡

めでたく内定を頂いた場合、それを承諾するにせよ保留にするにせよ連絡してください。特に内定を承諾する場合は、会社の締日の関係で早く送らないと内定辞退とみなされる事もあるので気を付けてください。

複数内定をもらった際には保留の連絡をすることになります。ただしあまり待たせすぎると内定が取り消しになる場合もあるので、保留期間は長くても３日以内に留めましょう。

 

その他人事に質問などがある場合にもメールで連絡することとなります。思いのほかメールを利用するタイミングは多いので、メールの送り忘れの無いよう気を付けてください。

では続いて、これら人事に送るメールに共通する基本ルールについて解説してきます。

 

人事に送るメールの基本ルール

人事にメールを送る際は、以下の点に気を付けてください。ここをきちんとできているだけでも、他の就活生に差をつける事が出来ます。

件名はシンプルに、返信する際も件名を変えない

社会人は多忙でたくさんのメールを受け取ります。勿論人事も例外ではありませんので、内容が一目でわかるシンプルで分かりやすい件名にする事が大切です。

具体的には用件と名前を件名にしましょう。返信の際も件名は変えず、Reも残したままにすると何回やり取りしたメールなのかが相手にもわかるのでお勧めです。

自己紹介は簡潔に書く

自己紹介は所属と氏名があれば十分です。メールの段階で堅苦しい挨拶を毎回のように使っていると、文章が長くなり文全体が見づらくなります。

挨拶は冒頭に「お世話になっております」と一言あれば十分なので、簡潔な自己紹介を心掛けてください。

必要に応じて署名を付ける

署名は名刺代わりに使う事も出来、緊急の連絡先を伝えるという意味でも便利です。メールを送る全社に署名を付ける必要はありませんが、必要だと思ったらどんどん使っていってください。

改行は効果的に利用する

同じ文章でも、改行を効果的に行う事で格段に見やすい文章になります。適度に改行を入れて読みやすい文章を心掛けてください。

改行のタイミングは意味の切れ目です。文字数で改行してしまうとメールを読む媒体によって読みやすさが大きく変わってしまうので気を付けてください。

 

これらがメールを送る上で大前提守らなければならないルールです。では、実際に送るメールの内容についてみていきましょう。

 

人事に送るメールの内容について

メールの本文は基本的に「宛名」→「挨拶」→「用件」→「締め」→「署名」となります。用件はメールによって変わりますが、それ以外はどのメールでも大きく変わる事はありません。

宛名

会社の正式名称からはじめ、部署名、担当者名を続けてください。部署名や担当者名などが分からない場合は、「採用担当者様」としておけば大丈夫です。

挨拶

就活の挨拶は、「お世話になっております」を使っておけば問題ありません。こんにちは、おはようございます等の挨拶は、面接を受ける間柄の内はあまり使わない方が無難です。

用件

余計な理由や原因などは省き、伝えたい内容のみを簡潔に述べてください。一番伝えたいことを述べる場所でもあるので、段落分けや箇条書きなどを利用してとにかく正確に相手に伝わるよう書き方を工夫してください。

忙しい中メールを読んでもらった事への感謝を述べます。「ご多用のことろ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします」等一般的な内容の言葉で大丈夫です。

署名

署名は本文の最後に持ってきます。署名の内容は名前、電話番号、メールアドレスなどがあればいいでしょう。本文と区切るために点線などを引いて見やすくする工夫をしてください。

 

基本的には上記を順守することで、どんなメールにも対応することができます。人事宛のメールには独自の個性や大胆な変革は必要ありませんので、基本を徹底して守るようにしましょう。

 

人事に送るメールでＮＧなポイント

逆に以下の要素はメールを送った時点でマイナスポイントとなり得る点です。メールを送る前に、自分のメールは大丈夫か一度確認してください。

会社のアドレスや趣味丸出しのアドレスを使用している

転職をしようとしている人は、会社のメールアドレスを使ってやり取りするのは避けてください。また、私物のアドレスでも、アドレスが趣味丸出しのものはあまりよくありません。

必要であれば就活用のフリーメールアドレスを作りましょう。

文字の装飾

分かりやすい文章とは言っても協調や太字の表現は一切必要ありません。絵文字や太字はビジネスメールには不適切なので使用は控えましょう。

段落分けされていない

ただ入力しただけの文章は全部の内容がつながっていてとても読みにくいです。適度に改行を入れ、読みやすい文章を心掛けてください。

敬語の使い方

メールは記録に残るので、正しい言葉遣いに気を配ってください。尊敬語と検証後の区別、クッション言葉の有無などはビジネスシーンで欠かせない敬語になるので事前に調べておきましょう。

 

メールのマイナスポイントはそのまま自分の評価に直結しますので、送るメールに不備がないか確認を徹底してください。

 

人事にメールを送る前にチェックすること

最後に、メールを送信する前にチェックしておくべき事柄を解説します。メールを送る際は一つ一つチェックしながら確認してみてください。

宛先は正しいか？

メールアドレスは勿論、本文冒頭の宛先も間違いがないか確認してください。

メール本文は一目で内容がわかるか？

内容が伝わらないメールはそれだけで読む気が失せます。何を伝えたいか誰が見てもわかるような内容を心掛けてください。

自分が誰か分かるか？

社会に出れば同姓同名も珍しくありません。自分がどこの誰なのか一目でわかるようになっているか確認してください。

誤字脱字はないか？

当然ながら誤字脱字がないよう全文を確認してください。特に相手の名前や敬称などが間違っているととても失礼なので、必ず確認してください。

 

メール本文を打ち終わるとつい気が緩んでしまいますが、送信ボタンを押す前に再度上記のようなミスがないか確認してください。

 

まとめ

人事へのメールは、面接の日取りや内定の返事、質問やお礼等多くの場面で送る事になります。どのメールも基本ルールは同じなので、基本を守って失礼の無いメールを送りましょう。

人事が採用する人材に求めているのは職場に新しい風をもたらすNEWフェイスです。ですがビジネスメールに求めているのは古くからの形式を外さない決まり切ったスタイルのメールなのです。

メールのうちから個性を出す必要は全くありませんので、上記のルールを参考にマイナスポイントを作らないメールの文章を心掛けてください。